Digitalización y gestión documental
Proceso
1- Recogida / recepción documentos
2 - Manipulación de entrada (desgrapado, clips, post-it...)
3- Recogida de equipos eléctricos y electrónicos
4- Gestión documental, si procede
5- Manipulación de salida
6- Devolución de documentos al cliente, o destrucción certificada de la documentación
¿Por qué digitalizar / gestionar sus documentos?
- Ahorro de espacio.
- Ahorro de tiempo.
- Seguridad, claves de acceso.
- Accede a la información desde cualquier sitio y dispositivo.
- Ahorra en costes de mantenimiento.
- Evita el deterioro de información.
- Comparte información entre compañeros, clientes, proveedores de forma rápida.
Diferencias entre digitalizacion / gestión documental
- Digitalización y gestión documental son dos conceptos que suelen ir unidos cuando hablamos del tratamiento de archivos y su paso al almacenamiento virtual.
- Digitalización es la transformación de formato físico a digital.
- La gestión documental que permite clasificar cada documento, ponerlo en relación con otros, facilitar su localización y, en definitiva, automatizar procesos y ganar tiempo para lo importante, el objeto de su empresa. Además, con ésta se pueden controlar los accesos, restringiendo la visualización y uso a aquellas personas autorizadas para ello.
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